Czy szkolenia z KFS/BUR są tanie dla Państwa? Ukryte koszty finansowania publicznego

W skrócie: szkolenie bezpłatne dla uczestnika nie zawsze oznacza rozwiązanie tanie z perspektywy całego systemu finansowania. Piszę o tym z perspektywy przedstawiciela firmy szkoleniowej, która od lat stara się utrzymywać ceny swoich szkoleń na poziomie dostępnym dla możliwie szerokiego grona uczestników, bez sztucznego zawyżania cen tylko po to, aby później można było z nich finansować dodatkowe wymagania formalne.

 

W moim przypadku właśnie to stało się jednym z powodów, dla których udział w systemie finansowania szkoleń w ramach KFS czy usług dostępnych przez BUR nie okazał się ekonomicznie opłacalny. Przy komercyjnej cenie szkolenia wynoszącej przykładowo 349 zł za uczestnika kalkulacja jest stosunkowo prosta. Kiedy jednak do realizacji tej samej usługi dochodzą dodatkowe wymagania, dokumentacja, walidacja, ewaluacja, procedury jakościowe i czas potrzebny na obsługę całego procesu, pojawia się pytanie: czy rzeczywiście warto komplikować prostą i przystępną usługę?

Nie jest to próba przedstawienia uniwersalnego cennika KFS czy BUR ani twierdzenie, że każde finansowane szkolenie kosztuje określoną kwotę. To opis doświadczenia i kalkulacji przedstawiciela firmy szkoleniowej, który od lat próbuje prowadzić szkolenia w sposób możliwie uczciwy cenowo. Więcej analiz dotyczących przedsiębiorców, pieniędzy i opłacalności różnych modeli działania można znaleźć w kategorii Biznes i Finanse na WarszawaInformator.pl.

 

Na czym polega paradoks bezpłatnego szkolenia?

W modelu komercyjnym uczestnik lub firma płaci bezpośrednio dostawcy. Mechanizm jest prosty: określona usługa ma określoną cenę, a przedsiębiorca kalkuluje swoje koszty i ustala cenę, która pozwala mu tę usługę zrealizować.

W modelu finansowanym z KFS lub przy usługach dostępnych za pośrednictwem BUR uczestnik może skorzystać ze szkolenia bez ponoszenia pełnej ceny z własnej kieszeni albo z niewielkim wkładem własnym. Z punktu widzenia uczestnika jest to bardzo atrakcyjne rozwiązanie.

Problem pojawia się wtedy, gdy spojrzymy na cały proces z perspektywy firmy szkoleniowej.

Po drodze pojawiają się systemy, procedury, wymagania jakościowe, dokumentacja, walidacja efektów uczenia się, ewaluacja i obowiązki związane z rozliczeniem usługi. Każdy z tych elementów wymaga czasu i pracy.

Dla firmy, która sprzedaje szkolenia za kilkaset złotych i świadomie stara się utrzymywać ceny na przystępnym poziomie, dodatkowe obowiązki mogą mieć bardzo duże znaczenie dla opłacalności całego przedsięwzięcia.

 

Skąd biorą się dodatkowe koszty?

W mojej ocenie problem nie sprowadza się do jednego dodatkowego dokumentu czy jednej procedury. Koszt tworzy suma wielu elementów, które w zwykłej sprzedaży komercyjnej mogą być znacznie prostsze.

• Wymogi jakości: w zależności od konkretnego modelu i wymagań mogą pojawić się koszty związane z systemami jakości, certyfikacją, audytami, procedurami oraz dokumentacją.
• Walidacja efektów uczenia się: przygotowanie odpowiednich narzędzi, testów lub arkuszy ocen, przeprowadzenie sprawdzianów, ocena wyników i archiwizacja dokumentacji wymagają dodatkowego czasu.
• Ewaluacja i sprawozdawczość: ankiety, wskaźniki, raporty oraz dokumentacja związana z realizacją usługi również wymagają pracy.
• Obsługa formalna: przygotowanie dokumentów, korespondencja, uzupełnienia, umowy, rozliczenia i kontakt z instytucjami angażują pracowników firmy.
• Ryzyko organizacyjne: zmiany terminów, rezygnacje uczestników, konieczność uzupełniania danych czy dodatkowa korespondencja również generują czas i koszty.

W przypadku dużej firmy szkoleniowej, która realizuje wiele usług i może rozłożyć koszty stałe na dużą liczbę uczestników, część tych obciążeń może być łatwiejsza do zaakceptowania.

Inaczej wygląda sytuacja firmy, która chce utrzymywać ceny swoich szkoleń na rozsądnym poziomie i nie chce ich sztucznie podnosić.

 

Jak wygląda to w liczbach: 349 zł komercyjnie kontra finansowanie publiczne?

Weźmy konkretny przykład szkolenia trwającego 8 godzin dla 10 uczestników.

Wersja komercyjna: 349 zł × 10 osób = 3 490 zł.

W takiej sytuacji cena usługi jest jasna. Z przychodów trzeba pokryć wynagrodzenie trenera, przygotowanie materiałów, salę lub platformę online, obsługę organizacyjną oraz pozostałe koszty prowadzenia działalności.

Jeżeli firma przez lata buduje swoją ofertę w taki sposób, aby szkolenia były dostępne cenowo dla uczestników, nie ma dużego marginesu na dokładanie kolejnych kosztów.

Wersja finansowana: sytuacja staje się bardziej złożona. Do samego przeprowadzenia szkolenia dochodzą wymagania związane z przygotowaniem, dokumentacją, walidacją, ewaluacją i rozliczeniem usługi.

I właśnie tutaj pojawiło się moje podstawowe pytanie: jeżeli szkolenie komercyjne kosztuje 349 zł, a firma ma je realizować w znacznie bardziej rozbudowanym modelu formalnym, to skąd mają zostać pokryte dodatkowe koszty?

Można oczywiście podnieść cenę usługi. Tylko wtedy przestajemy mówić o szkoleniu, które firma świadomie utrzymuje w przystępnej cenie.

To właśnie ten element sprawił, że w przypadku moich szkoleń taki model finansowania nie okazał się ekonomicznie atrakcyjny.

 

Co konkretnie „dokłada” finansowanie publiczne?

Nie chodzi o to, że samo finansowanie publiczne jest złe. Przeciwnie — możliwość zdobywania kwalifikacji lub podnoszenia kompetencji przy wsparciu środków publicznych może być bardzo wartościowa.

Problem pojawia się wtedy, gdy porównujemy dwa sposoby realizacji dokładnie tej samej usługi.

W modelu finansowanym dochodzą między innymi:

• Walidacja: przygotowanie narzędzi sprawdzających, przeprowadzenie testów, ocena i archiwizacja wyników.
• Ewaluacja i zgodność: ankiety, wskaźniki, dokumentowanie efektów i zgodność realizacji z opisem usługi.
• Administracja po stronie dostawcy: przygotowanie i obsługa usługi, listy obecności, potwierdzenia, zaświadczenia oraz dokumentacja.
• Administracja po stronie instytucji: nabory, ocena wniosków, weryfikacja dokumentów, umowy, rozliczenia i kontrole również wymagają czasu oraz pracy.
• Utrzymanie jakości: tam, gdzie wymagane są określone standardy, certyfikacja, audyty czy procedury, pojawiają się także koszty stałe.

Każdy pojedynczy element może wydawać się niewielki. Problem pojawia się wtedy, gdy zsumujemy je wszystkie i porównamy z wartością niedrogiego szkolenia.

 

Dlaczego państwo może płacić więcej niż „cena z ulotki”?

Ponieważ w przypadku finansowania publicznego nie płaci się wyłącznie za samą godzinę pracy trenera.

System ma również zapewnić kontrolę nad tym, czy usługa rzeczywiście została wykonana, czy uczestnik wziął w niej udział, czy osiągnięto zakładane efekty i czy środki publiczne zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.

Taki mechanizm ma swoją wartość.

Z perspektywy przedsiębiorcy pojawia się jednak pytanie o proporcje. Jeżeli mówimy o krótkim i stosunkowo tanim szkoleniu, koszt wszystkich dodatkowych procesów może mieć znacznie większe znaczenie niż w przypadku drogiego, wielodniowego programu.

I właśnie z tej perspektywy patrzę na cały system.

Nie jako osoba, która chce omijać wymagania jakościowe, ale jako przedstawiciel firmy szkoleniowej, która chce oferować dobre szkolenia za uczciwą i możliwie przystępną cenę.

 

Kiedy finansowanie publiczne ma sens, a kiedy pojawia się problem?

Moim zdaniem finansowanie publiczne może mieć szczególnie duży sens przy dłuższych, specjalistycznych szkoleniach, rozbudowanych programach oraz usługach, których cena komercyjna jest na tyle wysoka, że dodatkowe koszty organizacyjne nie zaburzają całej kalkulacji.

W takich przypadkach koszt przygotowania i obsługi procesu może rozłożyć się na większą liczbę godzin i uczestników.

Problem może pojawić się przy krótkich, niedrogich szkoleniach.

Jeżeli szkolenie kosztuje komercyjnie 349 zł, a jego dostawca od lat świadomie utrzymuje tę cenę na przystępnym poziomie, to dokładanie kolejnych kosztów może oznaczać konieczność podniesienia ceny.

A przecież jednym z powodów, dla których uczestnik wybiera takie szkolenie, jest właśnie jego dostępność.

Wtedy powstaje paradoks: system, który ma zwiększać dostępność szkoleń, może z perspektywy dostawcy zachęcać do zwiększania ceny usługi, aby pokryć dodatkowe wymagania.

 

Dlaczego nie chciałam po prostu podnieść ceny?

To jest dla mnie najważniejsza część całej historii.

Firma szkoleniowa może oczywiście powiedzieć: skoro pojawiają się dodatkowe wymagania, podnieśmy cenę.

Tylko że ja od lat staram się robić coś dokładnie odwrotnego.

Chcę, aby moje szkolenia były dostępne dla osób, które naprawdę chcą się czegoś nauczyć, zdobyć nowe umiejętności albo rozpocząć pracę w nowym zawodzie. Nie chcę sztucznie zawyżać ceny tylko dlatego, że określony sposób finansowania pozwala później przedstawić uczestnikowi usługę jako „bezpłatną”.

Z perspektywy uczestnika 0 zł brzmi oczywiście lepiej niż 349 zł.

Ale z perspektywy przedsiębiorcy pytanie brzmi inaczej: ile pracy, czasu i dodatkowych kosztów trzeba ponieść, aby szkolenie za 349 zł mogło zostać zrealizowane w ramach danego systemu finansowania?

W moim przypadku odpowiedź sprawiła, że uznałam taki model za nieopłacalny.

 

Wniosek: „bezpłatne” dla uczestnika nie zawsze oznacza tańsze rozwiązanie

„Bezpłatne” szkolenie z punktu widzenia uczestnika może być bardzo atrakcyjną formą wsparcia.

Nie oznacza to jednak, że samo szkolenie nie generuje kosztów.

Środki publiczne finansują nie tylko pracę trenera i organizację zajęć, ale w określonych modelach również cały mechanizm dokumentowania, kontroli, walidacji, ewaluacji i rozliczania usługi.

To ma swoją wartość — ale też swoją cenę.

Z perspektywy przedstawiciela firmy szkoleniowej widzę jednak pewien paradoks: firma, która chce utrzymywać szkolenia tanie i dostępne, może mieć mniejszą przestrzeń do ponoszenia dodatkowych kosztów niż firma, która ma możliwość znaczącego podnoszenia ceny usługi.

Dlatego w moim przypadku finansowanie publiczne nie okazało się rozwiązaniem bardziej opłacalnym niż zwykła sprzedaż komercyjna.

 

Co zamiast? Propozycja bardziej proporcjonalnego rozwiązania

Nie uważam, że należy rezygnować z finansowania szkoleń ze środków publicznych. Uważam natomiast, że warto zastanowić się nad proporcjonalnością wymagań do wartości i charakteru usługi.

Można rozważyć między innymi:

• Progi sensowności: kierowanie bardziej rozbudowanych mechanizmów finansowania przede wszystkim do usług o większej wartości, dłuższym czasie trwania lub szczególnie istotnych efektach.
• Uproszczoną ścieżkę dla małych usług: krótkie i niedrogie szkolenia mogłyby podlegać prostszym procedurom, przy zachowaniu podstawowej kontroli jakości.
• Proporcjonalność wymagań: im niższa wartość usługi, tym większy sens ma ograniczenie kosztów administracyjnych i formalnych.
• Transparentną kalkulację: warto pokazywać nie tylko wartość samego szkolenia, ale również koszty obsługi całego procesu finansowania.

Takie podejście mogłoby pozwolić zachować kontrolę nad wydawaniem środków publicznych, a jednocześnie nie zmuszać uczciwie wyceniających swoje usługi firm do podnoszenia cen tylko po to, aby pokryć dodatkowe koszty systemu.

 

Moje doświadczenie z KFS i BUR

Ten tekst nie jest więc próbą stworzenia uniwersalnej kalkulacji dla wszystkich firm szkoleniowych.

To przede wszystkim głos przedstawiciela firmy szkoleniowej, która od lat stara się utrzymywać ceny na poziomie dostępnym dla uczestników i nie zawyżać ich tylko dlatego, że na rynku istnieje możliwość finansowania publicznego.

Po przeanalizowaniu własnych kosztów i wymagań doszłam do wniosku, że w przypadku moich szkoleń wejście w taki model nie dawało mi wystarczającej korzyści ekonomicznej.

To doświadczenie skłoniło mnie do zadania szerszego pytania: czy system finansowania publicznego zawsze jest najbardziej efektywnym sposobem zwiększania dostępności niedrogich szkoleń?

Moim zdaniem nie zawsze.

 

Przedstawione kwoty i wyliczenia są przykładem opartym na moich doświadczeniach i analizie własnego modelu prowadzenia szkoleń. Rzeczywiste koszty oraz wymagania mogą różnić się w zależności od rodzaju szkolenia, liczby uczestników, operatora, programu i konkretnej ścieżki finansowania.